Supplier Invoice Clearing Agent
Was macht der Supplier Invoice Clearing Agent? Der Agent unterstützt Shared Service Center Teams dabei, eingehende Rechnungen automatisch zu analysieren, Auffälligkeiten zu erkennen und konkrete Handlungsempfehlungen für eine schnelle Bearbeitung bereitzustellen. Dieser Use Case featured einen unserer ready-to-use AI Agents, mit denen wir beim „Agent Race to Sapphire 2026“ gewonnen haben.
Die Ausgangssituation: Manuelle Rechnungsprüfung kostet Zeit und birgt finanzielle Risiken
Die Rechnungsprüfung gehört zu den zentralen Geschäftsprozessen vieler Unternehmen. Dennoch können häufig rund die Hälfte aller eingehenden Rechnungen nicht automatisch verarbeitet werden und müssen manuell geprüft werden. Dadurch entsteht ein hoher Arbeitsaufwand für Shared Service Center Teams, während gleichzeitig das Risiko steigt, dass berechtigte Ansprüche übersehen oder finanzielle Verluste entstehen. Fehlende Transparenz über den Bearbeitungsstatus erschwert zusätzlich eine effiziente Fallbearbeitung.
Wie sieht unsere Lösung aus? KI-gestützte Rechnungsprüfung mit Human-in-the-Loop
Der Supplier Invoice Clearing Agent analysiert alle eingehenden Rechnungen automatisch anhand definierter Prüfregeln und übernimmt eine intelligente Vorqualifizierung. Auffällige Rechnungen werden in einem Human-in-the-Loop-Dashboard mit konkreten Handlungsempfehlungen dargestellt. In einer zweiten Ausbaustufe können Mitarbeitende die vorgeschlagenen Maßnahmen direkt aus dem Dashboard mit einem Klick ausführen, wodurch die entsprechenden Prozesse in SAP automatisch angestoßen werden. Die Lösung integriert sich nahtlos über SAP BTP und Standard-Schnittstellen in die bestehende SAP-Systemlandschaft. In drei Schritten bedeutet das:
- Rechnungen automatisch analysieren
Der Agent prüft eingehende Rechnungen anhand definierter Geschäftsregeln und identifiziert potenzielle Auffälligkeiten. - Handlungsempfehlungen bereitstellen
Für auffällige Rechnungen erstellt die KI nachvollziehbare Empfehlungen, die den Bearbeitenden im Human-in-the-Loop-Dashboard angezeigt werden. - Maßnahmen direkt ausführen
Nach Freigabe können empfohlene Aktionen direkt aus dem Dashboard ausgeführt und automatisch in SAP verarbeitet werden.
Das Ergebnis? Schnellere Rechnungsprüfung und mehr Transparenz
Das Ergebnis sind automatisch vorqualifizierte Rechnungen, deutlich kürzere Bearbeitungszeiten und eine spürbare Entlastung der Shared Service Center Teams. Gleichzeitig steigt die Transparenz über offene Fälle und das Risiko finanzieller Verluste durch übersehene Ansprüche wird reduziert. Der Supplier Invoice Clearing Agent verbindet intelligente Dokumentenanalyse mit einer nahtlosen SAP-Integration und schafft so einen skalierbaren, zukunftssicheren Rechnungsprüfungsprozess.
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