Datenschutz Microsoft Teams

Stand: Mai 2026

Einleitung

Dieser Datenschutzhinweis informiert Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, wenn Sie an einer Besprechung via Microsoft Teams (“Teams”) teilnehmen und diese Besprechung aufgezeichnet oder transkribiert wird und ergänzt unsere allgemeine Datenschutzerklärung.

Im Folgenden erklären wir Ihnen im Einzelnen, wie wir welche Daten auf welcher Rechtsgrundlage erheben. Darüber hinaus erläutern wir Ihnen, welche Rechte Sie haben und wie lange Ihre Daten gespeichert werden. Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt nach Maßgabe der Bestimmungen der EU- Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und des Digitale-Dienste-Gesetz (DDG) sowie ggf. weiterer anwendbarer gesetzlicher Regelungen.

Verantwortliche Stellen

Verantwortlich für die Datenverarbeitung:

sovanta AG
X-House
Mittermaierstr. 31
69115 Heidelberg
Tel.: +49 (0)6221 18733-0
info@sovanta.com

Sie erreichen unseren Datenschutzbeauftragten unter:

sovanta AG
Datenschutzbeauftragter
X-House
Mittermaierstr. 31
69115 Heidelberg
privacy@sovanta.com

Zweck

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt zum Zweck der Durchführung und Dokumentation des Meetings, insbesondere zur Nachbereitung von Inhalten, zur Protokollierung von Ergebnissen sowie zur internen Kommunikation und Zusammenarbeit.

Verarbeitungsdetails

Wir nutzen das Tool Microsoft Teams der Microsoft Ireland Operations Limited, (One Microsoft Place, South Country Industrial Park, Dublin, D18 P521, Irland; nachfolgend Microsoft ), um Online-Meetings und/oder Videokonferenzen durchzuführen (nachfolgend Meetings).

Im Rahmen der Teilnahme an einem Meeting werden verschiedene personenbezogene Daten verarbeitet. Hierzu zählen insbesondere:

• IP-Adresse
• Angaben zum Teilnehmenden (Anzeigename, ggf. E-Mail-Adresse, optional Profilbild)
• Meeting-Metadaten: Datum, Uhrzeit, Meeting-ID, Ort
• Text-, Audio- und Videodaten
• Inhalte und Transkriptionen von Meetings

Die Aufzeichnung und Transkription eines Meetings erfolgt nur nach vorheriger Information aller Teilnehmenden. Sie haben jederzeit die Möglichkeit, Ihre Teilnahme an der Aufzeichnung oder Transkription abzulehnen, indem Sie das Meeting verlassen oder keine aktiven Beiträge über Mikrofon oder Kamera leisten.

Rechtsgrundlage

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist in der Regel Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sofern die Verarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder zur Erfüllung eines Vertrags erforderlich ist, kann ergänzend Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO Anwendung finden. In bestimmten Fällen kann die Verarbeitung auch auf berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhen, sofern diese die Interessen oder Grundrechte der betroffenen Personen nicht überwiegen.

Speicherdauer

Die im Rahmen der Aufzeichnung oder Transkription erhobenen Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die oben genannten Zwecke erforderlich ist. Anschließend werden sie gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Die Transkripte und Aufzeichnungen werden grundsätzlich nach Abschluss der Protokollierung gelöscht – spätestens aber nach 60 Tagen.

Weitergabe an Dritte

Ihre personenbezogenen Daten werden grundsätzlich nur innerhalb des Unternehmens an Personen übermittelt, die zur Erfüllung der genannten Zwecke erforderlich sind. Eine darüberhinausgehende Weitergabe erfolgt nicht ohne Ihre ausdrückliche Zustimmung.

Datenübermittlung an Drittländer

Microsoft Teams ist ein Dienst der Microsoft Corporation. Die Verarbeitung der Daten erfolgt dabei auch auf Servern von Microsoft. Mit Microsoft besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Eine Verarbeitung personenbezogener Daten kann auch außerhalb der Europäischen Union erfolgen. In diesem Fall erfolgt die Datenübermittlung auf Grundlage geeigneter Garantien im Sinne der Art. 44 ff. DSGVO, insbesondere durch den Abschluss von Standardvertragsklauseln. Weitere Informationen zu Zweck und Umfang der Datenerhebung und ihrer Verarbeitung durch den Anbieter finden Sie in der Datenschutzerklärung unter https://privacy.microsoft.com

Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DS-GVO),
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DS-GVO),
• Recht auf Löschung (Art. 17 DS-GVO; “Recht auf Vergessenwerden”),
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO),
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DS-GVO),
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO).

Soweit Sie uns eine Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer Daten erteilt haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Ihrer Daten bis zum Widerruf bleibt hiervon unberührt.

Wir werden Ihre vorgenannten Rechte erfüllen, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen für die Geltendmachung der Rechte gegeben sind. Für die Geltendmachung Ihrer Rechte oder bei sonstigen datenschutzrechtlichen Anliegen können Sie unseren Datenschutzbeauftragten über die oben genannten Kontaktwege kontaktieren.

a) Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde

Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten rechtswidrig erfolgt. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg

Lautenschlagerstraße 20
70173 Stuttgart
E-Mail: poststelle@lfdi.bwl.de
Telefon: +49 711 61 55 41 0

b) Ergänzender Hinweis zur Ihrem Widerspruchsrecht

Wir weisen Sie ergänzend darauf hin, dass soweit eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Basis des berechtigten Interesses im Rahmen der Interessenabwägung gemäß Art. 6 Abs.1 S.1 lit. f DS-GVO erfolgt und/oder Ihre personenbezogenen Daten zu Zwecken der Direktwerbung verarbeitet werden, Sie jederzeit das Recht haben, Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen.

Änderungen des Datenschutzhinweises

Wir aktualisieren diesen Datenschutzhinweis gelegentlich, beispielsweise wenn wir unsere Verarbeitung anpassen oder sich die gesetzlichen oder behördlichen Vorgaben ändern.