Workflow Management als leichtgewichtiger Start auf der SAP BTP
Viele unserer Kunden beschäftigen sich aktuell mit dem Umzug ihrer Prozesse und Systeme von On Premise in die Cloud. Dabei geht es letztendlich natürlich immer darum, auf der SAP Business Technology Platform (SAP BTP) eine neue Heimat zu finden. Doch wie startet man damit am besten? Muss es ein großangelegtes Projekt sein, das viel Zeit und Ressourcen kostet? Unsere Antwort lautet ganz klar: Nein! Als leichtgewichtigen Einstieg auf der SAP BTP empfehlen wir die Digitalisierung von Prozessen mit Hilfe von Workflow Management als der Teil der SAP Build Process Automation. Alina Meiseberg, Senior Data Scientist und unsere Workflow-Expertin, verrät, was hinter dem SAP-Workflow-Tool steckt und wann man es am besten einsetzt.
Workflow Management: Der schnelle Weg zu digitalen Prozessen
Workflow Management ist Teil der SAP Build Process Automation und damit in der SAP Business Technology Platform verankert. Es ist ein Low-Code-Tool, mit dem man schnell und einfach Prozesse und Entscheidungen digitalisieren kann und Transparenz in seine Prozesslandschaft bringt. Dabei ist der Einsatz von Workflow Management immer dann sinnvoll, wenn ein Nutzer normalerweise mit einem System interagieren müsste, um sein „Go“ zu einem Prozessabschnitt zu geben, bevor der nächste Schritt im technischen System erfolgen kann. Dazu lassen sich mit dem Workflow Management schnell und einfach vorhandene Anforderungen an einen Prozess sowie die nötigen Business-Regeln für Entscheidungen digital abbilden. Eine übersichtliche Inbox erinnert an ausstehende Aufgaben und das „Go“ erfolgt dort zentral, ohne Anpassungen in den bereits vorhandenen Systemen. So bringt Workflow Management zum einen Schnelligkeit in Prozesse, da Systembrüche verhindert werden und zum anderen auch Transparenz in den Status einzelner Prozessschritte.
Ein weiterer Pluspunkt: Dadurch, dass Workflow Management als Teil der SAP Build Process Automation auf der SAP Business Technology Platform läuft, ist vieles schon Out-of-the-Box dabei wie zum Beispiel das Rechte-Management und die Integration in andere Cloud Services. Somit kann man schnell loslegen und im Handumdrehen die ersten Prozesse abbilden.
Content Packages als Low Hanging Fruits
Im SAP Build Store sind zahlreiche Standard-Prozesse als Projekte verfügbar. Diese kann man einfach importieren und direkt nutzen. Ein schönes Beispiel ist der Prozess „Vendor Onboarding“. Hier werden die einzelnen Freigabe-Schritte zum Anlegen eines neuen Lieferanten ins SAP ERP-System im Workflow Management abgebildet. Zugang zu diesen ready-to-use Inhalten erhalten Unternehmen über ihren SAP BTP-Account. Dort gelangt man zum SAP Build Store in dem alle verfügbaren Content Packages als Projekte zu finden sind. Unter „Monitor“ erhält man auch eine gute Übersicht zu allen aktivierten Prozessen, Entscheidungen und zum Status der einzelnen aktiven Prozessschritte. Über den Process Variant Editor, einem Low-Code/No-Code-Editor, können die Standard-Prozesse sogar angepasst werden und das ganz ohne IT-Support.
Einfaches Customizing im Workflow Management
Das Thema „Customizing“ ist natürlich auch bei Workflows für Unternehmen wichtig. Die gute Nachricht zuerst: Das User Interface, das einen Workflow startet, kann man komplett individuell gestalten. Da hat man wirklich sehr viel Freiraum. Dagegen weist die Inbox einige Limitationen in Sachen Anpassbarkeit auf, vor allem was Filter und Suchfilter angeht. Die Process Visibility – ein Live Dashboard – bringt Transparenz in jeden Prozess und stellt so sicher, dass Freigaben pünktlich erfolgen. Doch sind die Dashboards stark vorkonfiguriert und bieten aktuell nur eine Grundlage an Grafiken zur Datenaufbereitung an. Strukturierte Informationen werden so nicht besonders aussagekräftig dargestellt. Alles rund um das Thema Monitoring läuft im Standard aktuell noch manuell.
Von der Idee zum fertigen Workflow
Der Start mit Workflow Management in der SAP Build Process Automation ist somit ganz einfach. Aber wie so oft kommt es auch hier auf den richtigen Einsatz an, um zu optimalen Prozessen zu gelangen. Dazu nehmen wir uns zum Projektstart in einem Workshop gemeinsam mit unserem Kunden und vor allem den Prozessnutzern im Unternehmen zunächst ein paar generelle Fragen zum Prozess vor, der im Workflow Management abgebildet werden soll: Was passiert im Prozess? Warum passiert es? Was muss im Prozess anpassbar sein? Wann muss es Reminder geben? Im Anschluss erstellen wir direkt die ersten Mockups und stellen diese vor, um die Basis abzusegnen.
Dann folgt die Umsetzung des Prozesses im Workflow Management. Während der Umsetzung gibt es regelmäßige Runden, um Zwischenergebnisse vorzustellen und mögliche Fragen zu klären. Uns geht es darum, dass der Nutzer schnell ein erstes Gefühl für das Tool bekommt. Und erst wenn alles im Prozess passt, setzen wir die User Interfaces um und machen ein finales Update des Workflows. Im Anschluss erfolgt eine ausgiebige Testphase. Wichtig ist für uns als UX-Experten immer das Thema Nutzerakzeptanz. Darum legen wir den Fokus auf ein erfolgreiches Change Management. Das bedeutet: intensive Schulung der Workflow-Nutzer, Feedback einsammeln, mögliche Bugs fixen, Ideen für neue Features sammeln, etc. Mit all den gewonnenen Erkenntnissen startet man nach dem Go Live eines Workflows am besten mit dem nächsten Workflow-Projekt.
Unser Tipp: Einfach mal reinschauen und ausprobieren
Wir sind überzeugt, dass die SAP Build Process Automation mit dem intuitiven Workflow Management genau der richtige erste Schritt in Richtung SAP Business Technology Platform ist. Dazu nimmt man sich am besten zunächst kleine, wiederverwendbare Workflows vor oder kapselt einzelne Prozessschritte erstmal ab. Für kleinere Workflows reicht schon JavaScript und wenig Angst vor Technik aus. Wenn es dann an komplexere User Interfaces geht, sind UI5-Kenntnisse hilfreich. Integrationen in andere Systeme sind dank der SAP Business Technology Platform auch kein Problem.
Damit das Workflow-Projekt erfolgreich wird, sollten im Vorfeld einige grundsätzliche Fragen beantwortet werden: Welcher Workflow eignet sich für einen kleinen Einstieg? Gibt es schon laufende Prozesse, die noch gar nicht dokumentiert sind und die man mit SAP Build Process Automation einfangen kann? Wer ist verantwortlich dafür, den Workflow zu pflegen und upzudaten sowie bei Fehlern einzugreifen? Welche Lizenzen und Systeme sind notwendig? Zum letzten Punkt raten wir, sich über einen Trial-Zugang SAP Build Process Automation zunächst mal genauer anzuschauen. Im Zuge eines Workflow-Projektes werden dann neben den Lizenzen weitere SAP Services benötigt wie Business Application Studio zum Entwickeln, Launchpad Service als Einstiegspunkt und Cloud Foundry Runtime als generelle Infrastruktur.
