Datenschutz E-Mails
1. Name und Kontaktdaten des für die Verarbeitung Verantwortlichen
sovanta AG (im Folgenden: „wir“)
sovanta AG
X-House
Mittermaierstr. 31
69115 Heidelberg
Tel.: +49 (0)6221 18733-0
info@sovanta.com
Sie erreichen unseren Datenschutzbeauftragten unter:
sovanta AG
Datenschutzbeauftragter
X-House
Mittermaierstraße 31
69115 Heidelberg
datenschutz@sovanta.com
2. Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten; Art der Daten; Zwecke der Verarbeitung; Rechtsgrundlagen
Wenn Sie mit uns einen Vertrag schließen oder für ein Unternehmen oder eine sonstige Organisation handeln, die mit uns einen Vertrag schließt oder wenn wir mit Ihnen in Kontakt stehen, weil wir Interesse an Ihren bzw. den Leistungen Ihres Unternehmens haben oder Sie Interesse an unseren Leistungen haben oder wenn mit wir mit Ihnen in sonstiger Weise aus geschäftlichen Gründen in Kontakt stehen, erheben wir je nach Notwendigkeit die folgenden personen- und unternehmensbezogenen Daten:
- Anrede, Vorname, Nachname;
- E-Mail-Adresse;
- Name des Unternehmens;
- Anschrift des Unternehmens;
- Telefonnummer (Festnetz und/oder Mobilfunk);
- ggf. Position im Unternehmen / in der Organisation, Zeichnungsberechtigung, Vollmacht;
- Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Unternehmens;
- Informationen, die nötig sind um den Kauf abzuwickeln (z.B. Kreditkartennummer, Bestellnummer, usw.)
- ggf. weitere Informationen, die für die Erfüllung des Vertrags erforderlich sind.
a) Zweck der Verarbeitung
Die Erhebung und Verarbeitung dieser Daten erfolgt:
- um Sie als unseren Vertragspartner bzw. für diesen handelnde natürliche Person bzw. als unsere(n) Ansprechpartner(in) unseres Vertragspartners identifizieren zu können;
- zur Korrespondenz mit unserem Vertragspartner bzw. mit Ihnen;
- zur Rechnungsstellung;
- zur Abwicklung von evtl. vorliegenden Haftungsansprüchen sowie der Geltendmachung etwaiger Ansprüche gegen Sie;
- zu Marketingzwecken.
b) Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Die Verarbeitung der o.g. Daten basiert auf verschiedenen Rechtsgrundlagen. Die Verarbeitung aller Daten, die wir für die für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die auf Anfrage der betroffenen Person erfolgen, benötigen, findet auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) statt. Die Zurverfügungstellung von Kontaktdaten sowie von Zahlungsdaten oder weiterer Finanzdaten wie z.B. Steuernummern und deren Verarbeitung durch uns ist für die beiderseitige Erfüllung von Verpflichtungen aus einem Vertrag erforderlich. Sofern Sie Ansprechpartner unseres Vertragspartners sind, findet die Verarbeitung von Ihrer Kontaktdaten zu denselben Zwecken auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO statt, weil wir ein berechtigtes Interesse an einem konkreten Ansprechpartner bei unserem Vertragspartner haben.
Auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO und damit aufgrund unserer berechtigten Interessen findet die Verarbeitung von Informationen statt zur Abwicklung von evtl. vorliegenden Haftungsansprüchen sowie der Geltendmachung etwaiger Ansprüche gegen unseren Vertragspartner (wie z.B. Zahlungsverzug). Außerdem haben wir ein berechtigtes Interesse an der Verarbeitung Ihrer Daten zu Zwecken des Direktmarketings. Zu Marketingzwecken verwenden wir zum einen die Post-Anschrift, aber auch die E-Mail-Adressen unserer Vertragspartner bzw. von den Ansprechpartnern in deren Unternehmen. Ihre E-Mail-Adresse verwenden wir jedoch nur, wenn wir diese im Zusammenhang mit dem Verkauf einer Ware oder Dienstleistung von Ihnen erhalten haben und nur zur Direktwerbung für eigene ähnliche Waren oder Dienstleistungen. Generell können Sie der Verarbeitung Ihrer Daten für Zwecke der Direktwerbung widersprechen. Wenden Sie sich hierfür gerne an die unter Ziffer 1 angegebenen Kontaktdaten. Rechtsgrundlage ist hier außerdem § 7 Abs. 3 UWG (Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb).
3. Empfänger von Daten; Datenübermittlung in ein Drittland
Wir beauftragten IT-Dienstleister sowie Infrastruktur- und Plattformdienstleister mit der Verarbeitung Ihrer Daten. Unser berechtigtes Interesse liegt darin, mit Unterstützung professioneller Dienstleister eine verlässliche und sichere Verarbeitung von Daten bei der Durchführung unserer Tätigkeiten und Verwaltung unseres Unternehmens zu gewährleisten.
Diese Datenverarbeitung kann wegen des Sitzes unserer Dienstleister oder dem Standort von deren Servern auch in einem Drittland, d.h. in einem Staat außerhalb der Europäischen Union (EU) oder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) erfolgen. Solche Datenübermittlungen erfolgen, soweit keine sonstigen Garantien für die Einhaltung eines angemessenen Datenschutzniveaus bestehen (etwa ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission) auf der Grundlage von Art. 49 Abs. 1 S. 1 lit. b bzw. e. DS-GVO.
Soweit diese Dienstleister und Erfüllungsgehilfen in unserem Auftrag tätig sind, handeln sie jedoch nur weisungsgebunden und werden von uns entsprechend vertraglich verpflichtet. Dies gilt auch für Dienstleister, die in einem Drittland sitzen.
Im Spezifischen setzen wir zum Management von Kontaktdaten die CRM Plattform “Hubspot” der Hubspot Inc., 25 First St., 2nd floor, Cambridge, Massachusetts 02141, USA ein. Hierbei können die unter Abschnitt 2 genannten Datenkategorien zu in ebendiesem Abschnitt aufgeführten Zwecken erfasst und gespeichert werden. Weitere Informationen über die Funktionsweise von Hubspot, finden Sie in der Datenschutzerklärung der Hubspot Inc., abzurufen unter: http://legal.hubspot.com/de/pr….
4. Ihre Rechte
Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:
- Recht auf Auskunft (Art. 15 DS-GVO),
- Recht auf Berichtigung (Art. 16 DS-GVO),
- Recht auf Löschung (Art. 17 DS-GVO; “Recht auf Vergessenwerden”),
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO),
- Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DS-GVO),
- Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO).
Soweit Sie uns eine Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer Daten erteilt haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Ihrer Daten bis zum Widerruf bleibt hiervon unberührt.
Wir werden Ihre vorgenannten Rechte erfüllen, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen für die Geltendmachung der Rechte gegeben sind. Für die Geltendmachung Ihrer Rechte oder bei sonstigen datenschutzrechtlichen Anliegen können Sie unseren Datenschutzbeauftragten über die in Ziffer 1 oben genannten Kontaktwege kontaktieren.
a) Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde
Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten rechtswidrig erfolgt. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:
Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Lautenschlagerstraße 20
70173 Stuttgart
E-Mail: poststelle@lfdi.bwl.de
Telefon: +49 711 61 55 41 0
b) Ergänzender Hinweis zur Ihrem Widerspruchsrecht
Wir weisen Sie ergänzend darauf hin, dass soweit eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Basis des berechtigten Interesses im Rahmen der Interessenabwägung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO erfolgt und/oder Ihre personenbezogenen Daten zu Zwecken der Direktwerbung verarbeitet werden, Sie jederzeit das Recht haben, Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen.
5. Dauer der Speicherung
Sofern in dieser Datenschutzerklärung nicht ausdrücklich angegeben, verarbeiten und speichern wir personenbezogene Daten nur für den Zeitraum, der zur Erreichung des Verarbeitungszwecks erforderlich ist oder sofern dies in Gesetzen oder Vorschriften, welchen wir unterliegen, vorgesehen wurde. Entfällt der Speicherungszweck oder läuft eine gesetzlich vorgeschriebene Speicherfrist ab, werden die personenbezogenen Daten routinemäßig und entsprechend den gesetzlichen Vorschriften gesperrt oder gelöscht.
6. Änderungen der Datenschutzerklärung
Wir aktualisieren diese Datenschutzerklärung gelegentlich, beispielsweise wenn wir unsere Angebote anpassen oder sich die gesetzlichen oder behördlichen Vorgaben ändern.